ฟิลด์ คือ กลุ่มของอักขระทีสัมพันธ์กัน
ตั้งแต่ 1 ตัวขึ้นไปที่นำมารวมกันแล้วแสดงลักษณะหรือความหมายอย่างใดอย่างหนึ่ง
ฟิลด์แต่ละฟิลด์ยังแยกออกเป็นประเภทข้อมูล
ซึ่งจะบ่งบอกว่าในเขตฟิลด์นั้นบรรจุข้อมูลประเภทใดไว้
สามารถแยกประเภทของฟิลด์ได้เป็น 3 ประเภทคือ
- ฟิลด์ตัวเลข (numeric
field) ประกอบด้วย
อักขระที่เป็นตัวเลข
ซึ่งอาจเป็นเลขจำนวนเต็มหรือทศนิยมและอาจมีเครื่องหมายลบหรือบวก เช่น
ยอดคงเหลือในบัญชีเป็นกลุ่มของตัวเลข
- ฟิลด์ตัวอักษร (alphabetic
field) ประกอบด้วย
อักขระที่เป็นตัวอักษรหรือช่องว่าง (blank)เช่น
ชื่อลูกค้าเป็นกลุ่มของตัวอักษร
- ฟิลด์อักขระ (character
field หรือ alphanumeric
field) ประกอบด้วย
อักขระซึ่งอาจจะเป็นตัวเลขหรือตัวอักษรก็ได้ เช่น ที่อยู่ของลูกค้า
ข้อมูลที่ปรากฏอยู่ในฟิลด์
เป็นหน่วยย่อยของระเบียนที่บรรจุอยู่ในแฟ้มข้อมูล เช่น ฟิลด์เลขรหัสประจำตัวบุคลากร
ฟิลด์เงินเดือนของลูกจ้าง หรือฟิลด์เลขหมายโทรศัพท์ของพนักงาน ตัวอย่าง
เช็คของธนาคารแห่งหนึ่งประกอบด้วย ชื่อที่อยู่ธนาคาร เช็คเลขที่
จ่ายจำนวนเงินเป็นตัวเลข จำนวนเงินเป็นตัวอักษร สาขาเลขที่ เลขที่บัญชี และลายเซ็น
ฟิลด์บางฟิลด์อาจจะประกอบด้วยข้อมูลหลาย
ๆ ประเภทรวมกันในฟิลด์ เช่น ฟิลด์วันที่ประกอบด้วย 3 ฟิลด์ย่อย ๆ คือ วันที่ เดือน และปี
หรือในฟิลด์ชื่อธนาคาร ยังประกอบด้วยหลายฟิลด์ย่อย ๆ คือ ชื่อธนาคาร ที่อยู่ เมือง
ประเทศ และรหัสไปรษณีย์
การกำหนดคุณสมบัติของฟิลด์ข้อมูล
• Field
Size
ในการกำหนดขนาดของฟิลด์
จะเป็นส่วนที่บอกถึงความยาวของข้อความที่สามารถป้อนลงไปได้
ซึ่งหากฟิลด์ข้อมูลที่สร้างขึ้น เช่น รหัส มีการป้อนข้อมูลลงไปเพียง 5 ตัวอักษร
แต่ค่าเริ่มต้นในช่อง Field Size ของข้อมูลชนิดข้อความ กำหนดไว้เป็น 255 ตัวอักษร Access จะจองพื้นที่เก็บข้อมูลไว้ 255
จึงทำให้เป็นการเปลืองพื้นที่ในการเก็บข้อมูล
ดังนั้นจึงควรกำหนดให้ขนาดของฟิลด์เหมาะสมกับการป้อนข้อมูลด้วย
• Format
ใช้ในการกำหนดรูปแบบของข้อมูล
ซึ่งจะไม่มีผลกับข้อมูล และจะแตกต่างกันไปตามชนิดข้อมูล ทั้งข้อมูลชนิดข้อความ
ตัวเลข หรือวันที่เวลา
ในที่นี้จะขอยกตัวอย่างการกำหนดรูปแบบกับฟิลด์ข้อมูลที่เป็นชนิดข้อความ
• Decimal
Place
ใช้สำหรับกำหนดว่าจะให้แสดงจุดทศนิยมกี่ตำแหน่ง
ซึ่งจะใช้ได้กับข้อมูลชนิด Numberและ Currency เท่านั้น
• Input
Mask
ใช้สำหรับกำหนดรูปแบบในการป้อนข้อมูล
เพื่อความสะดวกรวดเร็วในการป้อนข้อมูล ซึ่งสามารถกำหนดโดยใช้เครื่องมือช่วย
หรือจะกำหนดเองก็ได้ เช่น รูปแบบเบอร์โทรศัพท์ หมายเลขบัตรประชาชน เป็นต้น
• Caption
ใช้กำหนดข้อความที่แสดงในส่วนหัวคอลัมน์ในมุมมองแผ่นตารางข้อมูล
(Datasheet
View)
หรือเป็นชื่อที่ปรากฏในฟอร์ม หรือรายงาน
• Default
Value
ใช้สำหรับกำหนดค่าเริ่มต้นของข้อมูลในฟิลด์
ถ้ามีการเพิ่มเรคคอร์ดใหม่ลงไปในตาราง ผู้ใช้จะได้ไม่ต้องเสียเวลาป้อนข้อมูล
ถ้าเป็นข้อมูลที่ตรงกับค่าเริ่มต้นนี้
• Validation
Rule
ใช้สำหรับกำหนดเงื่อนไขสำหรับการป้อนข้อมูล
เช่น ในฟิลด์นี้จะต้องป้อนข้อมูลเพียง 2 ค่าคือ หญิงและชายเท่านั้น
ถ้าป้อนนอกเหนือจากนี้แล้ว จะแสดงกรอบหน้าต่างเตือน
และไม่สามารถป้อนข้อมูลนอกเหนือจากที่กำหนดนี้ได้
• Validation
Text
ใช้สำหรับแสดงข้อความแจ้งเตือน
เมื่อป้อนผิดเงื่อนไขในช่อง Validation Rule ซึ่งสามารถป้อนข้อความแจ้งเตือนได้ไม่เกิน 255 ตัวอักษร
• Required
ใช้สำหรับกำหนดคุณสมบัติว่าผู้ใช้จำเป็นจะต้องป้อนข้อมูลลงไปในฟิลด์ที่กำหนดนี้หรือไม่ถ้าเลือก Yes จะต้องป้อนข้อมูลลงไปในฟิลด์
แต่ถ้าเลือก No ไม่จำเป็นต้องป้อนข้อมูลก็ได้
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น