คำสั่ง SQL

SQL OR AND 
เป็นคำสั่งที่ใช้สำหรับการระบุเงื่อนไขการเลือกข้อมูลในตาราง (Table) การเชื่อมวลีสำหรับเงื่อนไขต่าง ๆ

Database : MySQL,Microsoft Access,SQL Server,Oracle

Syntax

SELECT Column1,Column2,Column3,... FROM [Table-Name] WHERE [Field] = 'Value' [AND/OR] [Field] = 'Value'

Table : customer

CustomerID	Name	Email	CountryCode	Budget	Used
C001	Win Weerachai	win.weerachai@thaicreate.com	TH	1000000	600000
C002	John Smith	john.smith@thaicreate.com	EN	2000000	800000
C003	Jame Born	jame.born@thaicreate.com	US	3000000	600000
C004	Chalee Angel	chalee.angel@thaicreate.com	US	4000000	100000

Sample1 การเลือกข้อมูลที่ CountryCode = US และ Used = 100000 

SELECT * FROM customer WHERE CountryCode = 'US' AND Used = '100000'
หรือ
SELECT * FROM customer WHERE CountryCode = 'TH' OR CountryCode = 'EN'

Output 

CustomerID	Name	Email	CountryCode	Budget	Used
C004	Chalee Angel	chalee.angel@thaicreate.com	US	4000000	100000

CustomerID	Name	Email	CountryCode	Budget	Used
C001	Win Weerachai	win.weerachai@thaicreate.com	TH	1000000	600000
C002	John Smith	john.smith@thaicreate.com	EN	2000000	800000

SQL SELECT INTO 
เป็นคำสั่งที่ใช้สำหรับการระบุเงื่อนไขการเลือกข้อมูลในตาราง (Table) โดยใช้การเลือกข้อมูลจากต้นทางไปยังปลายทาง นิยมใช้สำหรับการ Copy Table หรือทำการ Backup Table

Database : MySQL,Microsoft Access,SQL Server,Oracle

Syntax

SELECT Column1,Column2,Column3,... INTO [New-Table] FROM [Table-Name]

Table : customer

CustomerID	Name	Email	CountryCode	Budget	Used
C001	Win Weerachai	win.weerachai@thaicreate.com	TH	1000000	600000
C002	John Smith	john.smith@thaicreate.com	EN	2000000	800000
C003	Jame Born	jame.born@thaicreate.com	US	3000000	600000
C004	Chalee Angel	chalee.angel@thaicreate.com	US	4000000	100000

Sample1 การเลือกข้อมูลตาราง customer เพื่อไปสำรองไว้ที่ customer_backup

SELECT * INTO customer_backup FROM customer

Output

Table : customer_backup

CustomerID	Name	Email	CountryCode	Budget	Used
C001	Win Weerachai	win.weerachai@thaicreate.com	TH	1000000	600000
C002	John Smith	john.smith@thaicreate.com	EN	2000000	800000
C003	Jame Born	jame.smith@thaicreate.com	US	3000000	600000
C004	Chalee Angel	chalee.angel@thaicreate.com	US	4000000	100000

                                           

SQL TOP 
เป็นคำสั่งที่ใช้สำหรับการระบุเงื่อนไขการเลือกข้อมูลในตาราง (Table) ที่สามารถกำหนดจำนวน Record ที่แสดงผลออกมาได้

Database : Microsoft Access,SQL Server

Syntax

SELECT TOP [Integer] Column1, Column2, Column3,... FROM [Table-Name] ORDER BY [Field] [ASC/DESC]

Table : customer

CustomerID	Name	Email	CountryCode	Budget	Used
C001	Win Weerachai	win.weerachai@thaicreate.com	TH	1000000	600000
C002	John Smith	john.smith@thaicreate.com	EN	2000000	800000
C003	Jame Born	jame.born@thaicreate.com	US	3000000	600000
C004	Chalee Angel	chalee.angel@thaicreate.com	US	4000000	100000

Sample1 การเลือกข้อมูลที่จำนวน Budget มากที่สุดออกมา 2 Record 

SELECT TOP 2 * FROM customer ORDER BY Budget DESC

Output 

CustomerID	Name	Email	CountryCode	Budget	Used
C004	Chalee Angel	chalee.angel@thaicreate.com	US	4000000	100000
C003	Jame Born	jame.smith@thaicreate.com	US	3000000	600000

                                            

SQL ROWNUM
เป็นคำสั่งที่ใช้สำหรับการระบุเงื่อนไขการเลือกข้อมูลในตาราง (Table) ที่สามารถกำหนดจำนวน Record ที่แสดงผลออกมาได้

Database : Oracle

Syntax

SELECT Column1, Column2, Column3,... FROM [Table-Name] WHERE ROWNUM <= [Int-Limit]

Table : customer

CustomerID	Name	Email	CountryCode	Budget	Used
C001	Win Weerachai	win.weerachai@thaicreate.com	TH	1000000	600000
C002	John Smith	john.smith@thaicreate.com	EN	2000000	800000
C003	Jame Born	jame.born@thaicreate.com	US	3000000	600000
C004	Chalee Angel	chalee.angel@thaicreate.com	US	4000000	100000

Sample1 การเลือกข้อมูลที่มีการใช้ยอดเงินมากที่สุดจำนวน 2 Record 

SELECT * FROM customer WHERE ROWNUM <= 2 ORDER BY Used DESC

Output 

CustomerID	Name	Email	CountryCode	Budget	Used
C002	John Smith	john.smith@thaicreate.com	EN	2000000	800000
C001	Win Weerachai	win.weerachai@thaicreate.com	TH	1000000	600000

                                             

SQL RAND 
เป็นคำสั่งที่ใช้สำหรับการระบุเงื่อนไขการเลือกข้อมูลในตาราง (Table) ในรูปแบบของการสุ่ม Record

Database : MySQL

Syntax

SELECT Column1, Column2, Column3,... FROM [Table-Name] ORDER BY RAND() LIMIT [Int]

Table : customer

CustomerID	Name	Email	CountryCode	Budget	Used
C001	Win Weerachai	win.weerachai@thaicreate.com	TH	1000000	600000
C002	John Smith	john.smith@thaicreate.com	EN	2000000	800000
C003	Jame Born	jame.born@thaicreate.com	US	3000000	600000
C004	Chalee Angel	chalee.angel@thaicreate.com	US	4000000	100000

Sample1 การเลือกข้อมูลที่มีการใช้ยอดเงินมากที่สุดจำนวน 2 Record 

SELECT * FROM customer ORDER BY RAND() LIMIT 2

Output 

CustomerID	Name	Email	CountryCode	Budget	Used
C002	John Smith	john.smith@thaicreate.com	EN	2000000	800000
C003	Jame Born	jame.smith@thaicreate.com	US	3000000	600000

                                             

SQL AVG 
เป็นคำสั่งที่ใช้สำหรับการระบุเงื่อนไขการเลือกข้อมูลในตาราง (Table) โดยหาค่าเฉลี่ยผลรวมของฟิวด์

Database : MySQL,Microsoft Access,SQL Server,Oracle

Syntax

SELECT AVG(Column/Field) AS [New-Field] FROM [Table-Name]

Table : customer

CustomerID	Name	Email	CountryCode	Budget	Used
C001	Win Weerachai	win.weerachai@thaicreate.com	TH	1000000	600000
C002	John Smith	john.smith@thaicreate.com	EN	2000000	800000
C003	Jame Born	jame.born@thaicreate.com	US	3000000	600000
C004	Chalee Angel	chalee.angel@thaicreate.com	US	4000000	100000

Sample1 การเลือกข้อมูลค่าเฉลี่ยผลรวมของ Budget

SELECT AVG(Budget) AS AvgBudget FROM customer

Output 

AvgBudget

2500000

                                             

SQL REPLACE 
เป็นคำสั่งที่ใช้สำหรับการระบุเงื่อนไขการเลือกข้อมูลในตาราง (Table) โดยทำการแทนที่ข้อความที่พบในตำแหน่งที่ต้องการ

Database : MySQL,Microsoft Access,SQL Server,Oracle

Syntax

SELECT REPLACE(Field,Search,Replace) AS [New-Field] FROM [Table-Name]

Table : customer

CustomerID	Name	Email	CountryCode	Budget	Used
C001	Win Weerachai	win.weerachai@thaicreate.com	TH	1000000	600000
C002	John Smith	john.smith@thaicreate.com	EN	2000000	800000
C003	Jame Born	jame.born@thaicreate.com	US	3000000	600000
C004	Chalee Angel	chalee.angel@thaicreate.com	US	4000000	100000

Sample1 การเลือกข้อมูลโดยทำการแทนที่ค่า Win ด้วย Mr.Win

SELECT REPLACE(Name, 'Win', 'Mr.Win') AS MyName FROM customer

Output 

MyName

Mr.Win Weerachai

John Smith

Jame Born

Chalee Angel

นอกนากนี้ยังสามารถทำ REPLACE ไปแทนที่ในส่วนของ WHERE อีกด้วยครับ 

                                             

SQL SUM 
เป็นคำสั่งที่ใช้สำหรับการระบุเงื่อนไขการเลือกข้อมูลในตาราง (Table) โดยหาค่าผลรวมของฟิวด์

Database : MySQL,Microsoft Access,SQL Server,Oracle

Syntax

SELECT SUM(Column/Field) AS [New-Field] FROM [Table-Name]

Table : customer

CustomerID	Name	Email	CountryCode	Budget	Used
C001	Win Weerachai	win.weerachai@thaicreate.com	TH	1000000	600000
C002	John Smith	john.smith@thaicreate.com	EN	2000000	800000
C003	Jame Born	jame.born@thaicreate.com	US	3000000	600000
C004	Chalee Angel	chalee.angel@thaicreate.com	US	4000000	100000

Sample1 การเลือกข้อมูลผลรวมของ Budget

SELECT SUM(Budget) AS SumBudget FROM customer

Output 

SumBudget

10000000

                                             

SQL MIN 
เป็นคำสั่งที่ใช้สำหรับการระบุเงื่อนไขการเลือกข้อมูลในตาราง (Table) โดยหาค่าต่ำสุดในฟิวด์

Database : MySQL,Microsoft Access,SQL Server,Oracle

Syntax

SELECT MIN(Column/Field) AS [New-Field] FROM [Table-Name]

Table : customer

CustomerID	Name	Email	CountryCode	Budget	Used
C001	Win Weerachai	win.weerachai@thaicreate.com	TH	1000000	600000
C002	John Smith	john.smith@thaicreate.com	EN	2000000	800000
C003	Jame Born	jame.born@thaicreate.com	US	3000000	600000
C004	Chalee Angel	chalee.angel@thaicreate.com	US	4000000	100000

Sample1 การเลือกข้อมูล Budget ต่ำที่สุด 

SELECT MIN(Budget) AS MinBudget FROM customer

Output 

MinBudget

1000000

                                         

SQL MAX 
เป็นคำสั่งที่ใช้สำหรับการระบุเงื่อนไขการเลือกข้อมูลในตาราง (Table) โดยหาค่าสูงสุดในฟิวด์

Database : MySQL,Microsoft Access,SQL Server,Oracle

Syntax

SELECT MAX(Column/Field) AS [New-Field] FROM [Table-Name]

Table : customer

CustomerID	Name	Email	CountryCode	Budget	Used
C001	Win Weerachai	win.weerachai@thaicreate.com	TH	1000000	600000
C002	John Smith	john.smith@thaicreate.com	EN	2000000	800000
C003	Jame Born	jame.born@thaicreate.com	US	3000000	600000
C004	Chalee Angel	chalee.angel@thaicreate.com	US	4000000	100000

Sample1 การเลือกข้อมูล Budget สูงที่สุด 

SELECT MAX(Budget) AS MaxBudget FROM customer

Output 

MaxBudget

4000000

ข้อสอบ O-NET

1.ข้อใดเป็นความหมายของภาษาเครื่อง

     ก.   ภาษาที่ใช้เขียนโปรแกรม เช่น ภาษาจาวา

     ข.   ภาษาที่ใช้เขียนโปรแกรมเพื่อควบคุมอุปกรณ์คอมพิวเตอร์โดยเฉพาะ

     ค.   ภาษาที่ประกอบด้วยตัวเลขล้วนซึ่งคอมพิวเตอร์ใช้ประมวลผลได้ทันที

     ง.   ภาษาที่สร้างขึ้นเพื่ออำนวยความสะดวกในการเขียนคำสั่งมาจากคำศัพท์ภาษาอังกฤษ
   ตอบ ค. ภาษาที่ประกอบด้วยตัวเลขล้วนซึ่งคอมพิวเตอร์ใช้ประมวลผลได้ทันที

2.  ข้อใดต่อไปนี้ไม่ใช่ประโยชน์โดยตรงของการพาณิชย์อิเล็กทรอนิกส์

     ก.  ลดค่าใช้จ่ายในการลงทุน

     ข.  สามารถใช้บริการได้ทุกที่ทุกเวลา

     ค.  สามารถคำนวณรายรับ รายจ่ายและภาษีได้ละเอียดและถูกต้อง

     ง.  สามารถให้ข้อมูลลูกค้าได้อย่างละเอียดและถูกต้องเป็นปัจจุบัน

    ตอบ ค.  สามารถคำนวณรายรับ รายจ่ายและภาษีได้ละเอียดและถูกต้อง

3.  ประเทศกำลังพัฒนามีการใช้งานระบบเครือข่ายการสื่อสารไร้สายอย่างกว้างขวางเนื่องมาจากสาเหตุหลักใด

      ก.  การวางสายระบบเครือข่ายสื่อสารใช้งบลงทุนสูง

      ข.  อุปกรณ์เชื่อมต่อเครือข่ายไร้สายมีราคาถูก หาซื้อง่าย

      ค.  อุปกรณ์เชื่อมต่อเครือข่ายไร้สายมีขนาดเล็ก น้ำหนักเบา ติดตั้งง่าย

      ง.  สามารถเคลื่อนย้ายอุปกรณ์คอมพิวเตอร์ที่เชื่อมต่อกับเครือข่ายการสื่อสารไร้สายได้สะดวก

      ตอบ  ก.  การวางสายระบบเครือข่ายสื่อสารใช้งบลงทุนสูง

4.  งานเอกสารที่สามารถใช้แลกเปลี่ยนกัน บนทุกระบบปฏิบัติการในปัจจุบันคือเอกสารมาตรฐานชนิดใด

     ก.  Open Office Writer

     ข.  Microsoft Office Word

     ค.  Portable Document Format

     ง.  Graphics Interchange Format

      ตอบ ค.  Portable Document Format

5.  ข้อใดเป็นระบบปฏิบัติการทั้งหมด

     ก.  Solaris , Symbian , IPX , RAM

     ข.  DOS , WWW , Linux , Windows

     ค.  Symbian , Mac OS , Linux , Windows

     ง.  Unix , Linux , Mac OS , Microsoft Office

     ตอบ     ค.  Symbian , Mac OS , Linux , Windows

6.  ถ้าต้องการบันทึก และวิเคราะห์คะแนนของนักเรียน และแสดงข้อมูลสรุปในรูปแบบของแผนภูมิซอฟต์แวร์ประเภทใดเหมาะสมที่สุด

     ก.  ซอฟต์แวร์ฐานข้อมูล (database)

     ข.  ซอฟต์แวร์นำเสนอ (presentation)

     ค.  ซอฟต์แวร์ตารางทำงาน (spread sheet)

     ง.  ซอฟต์แวร์ประมวลคำ (word processing)

ตอบ ค.  ซอฟต์แวร์ตารางทำงาน (spread sheet)

7.  ใช้อุปกรณ์คอมพิวเตอร์อย่างไรจึงช่วยลดภาวะโลกร้อน

     ก.  เลือกใช้จอแอลซีดีและปรับปรุงซอฟต์แวร์ให้ทันสมัย

     ข.  ไม่เชื่อมต่อระบบเครือข่ายและใช้เครื่องพิมพ์แบบเลเซอร์

     ค.  ใช้คอมพิวเตอร์วันละ 1 ชม. และรักษาความสะอาดอยู่เสมอ

     ง.  ใช้งานเมื่อทำงานที่มีประโยชน์และจำเป็น ไม่เปิดเครื่องทิ้งไว้

     ตอบ ง.  ใช้งานเมื่อทำงานที่มีประโยชน์และจำเป็น ไม่เปิดเครื่องทิ้งไว้

8.  ถ้าต้องการถนอมอายุการใช้งานของเครื่องคอมพิวเตอร์ ผู้ใช้งานต้องปฏิบัติข้อใด

     ก.  ใช้เครื่องสำรองไฟ (UPS) และตรวจสอบสภาพฮาร์ดแวร์เป็นประจำ

     ข.  รักษาความสะอาดของอุปกรณ์คอมพิวเตอร์อยู่เป็นประจำ และใช้คีย์บอร์ดและเมาส์ไร้สาย

     ค. เชื่อมต่อคอมพิวเตอร์กับอุปกรณ์ต่าง ๆ ด้วยสายคุณภาพสูง และพักเครื่องโดยการปิดเครื่องเป็นระยะ

     ง.  ไม่วางอุปกรณ์คอมพิวเตอร์ในห้องที่อุณหภูมิสูงและไม่รับประทานอาหารและเครื่องดื่มใกล้เครื่องคอมพิวเตอร์

     ตอบ     ก.  ใช้เครื่องสำรองไฟ (UPS) และตรวจสอบสภาพฮาร์ดแวร์เป็นประจำ

9.  อุปกรณ์คอมพิวเตอร์ใดต่อไปนี้ จัดเป็นหน่วยรับเข้าและส่งออก

     ก.  เมาส์ (mouse)

     ข.  ฮาร์ดดิสก์ (hard disk)

     ค.  จอภาพแบบสัมผัส (touch screen)

     ง.  เครื่องบันทึกแผ่นซีดี (CD-writer)

     ตอบ ค.  จอภาพแบบสัมผัส (touch screen)

10. อุปกรณ์ใด ใช้เชื่อมโยงเครือข่ายตั้งแต่ 3 เครือข่ายที่แตกต่างกันได้ดีที่สุด

     ก.  ฮับ (hub)

     ข.  บริดจ์ (bridge)

     ค.  สวิตซ์ (switch)

     ง.  เราเตอร์ (router)

     ตอบ ง.  เราเตอร์ (router)

ที่มา : http://www.trueplookpanya.com/examination/doexam/2029

ฟิลด์

ฟิลด์ คือ กลุ่มของอักขระทีสัมพันธ์กัน ตั้งแต่ 1 ตัวขึ้นไปที่นำมารวมกันแล้วแสดงลักษณะหรือความหมายอย่างใดอย่างหนึ่ง ฟิลด์แต่ละฟิลด์ยังแยกออกเป็นประเภทข้อมูล ซึ่งจะบ่งบอกว่าในเขตฟิลด์นั้นบรรจุข้อมูลประเภทใดไว้ สามารถแยกประเภทของฟิลด์ได้เป็น 3 ประเภทคือ

          - ฟิลด์ตัวเลข (numeric field) ประกอบด้วย อักขระที่เป็นตัวเลข ซึ่งอาจเป็นเลขจำนวนเต็มหรือทศนิยมและอาจมีเครื่องหมายลบหรือบวก เช่น ยอดคงเหลือในบัญชีเป็นกลุ่มของตัวเลข

          - ฟิลด์ตัวอักษร (alphabetic field) ประกอบด้วย อักขระที่เป็นตัวอักษรหรือช่องว่าง (blank)เช่น ชื่อลูกค้าเป็นกลุ่มของตัวอักษร

          - ฟิลด์อักขระ (character field หรือ alphanumeric field) ประกอบด้วย อักขระซึ่งอาจจะเป็นตัวเลขหรือตัวอักษรก็ได้ เช่น ที่อยู่ของลูกค้า

       ข้อมูลที่ปรากฏอยู่ในฟิลด์ เป็นหน่วยย่อยของระเบียนที่บรรจุอยู่ในแฟ้มข้อมูล เช่น ฟิลด์เลขรหัสประจำตัวบุคลากร ฟิลด์เงินเดือนของลูกจ้าง หรือฟิลด์เลขหมายโทรศัพท์ของพนักงาน ตัวอย่าง เช็คของธนาคารแห่งหนึ่งประกอบด้วย ชื่อที่อยู่ธนาคาร เช็คเลขที่ จ่ายจำนวนเงินเป็นตัวเลข จำนวนเงินเป็นตัวอักษร สาขาเลขที่ เลขที่บัญชี และลายเซ็น
 

       ฟิลด์บางฟิลด์อาจจะประกอบด้วยข้อมูลหลาย ๆ ประเภทรวมกันในฟิลด์ เช่น ฟิลด์วันที่ประกอบด้วย 3 ฟิลด์ย่อย ๆ คือ วันที่ เดือน และปี หรือในฟิลด์ชื่อธนาคาร ยังประกอบด้วยหลายฟิลด์ย่อย ๆ คือ ชื่อธนาคาร ที่อยู่ เมือง ประเทศ และรหัสไปรษณีย์

การกำหนดคุณสมบัติของฟิลด์ข้อมูล

•                  Field Size

            ในการกำหนดขนาดของฟิลด์ จะเป็นส่วนที่บอกถึงความยาวของข้อความที่สามารถป้อนลงไปได้ ซึ่งหากฟิลด์ข้อมูลที่สร้างขึ้น เช่น รหัส มีการป้อนข้อมูลลงไปเพียง 5 ตัวอักษร แต่ค่าเริ่มต้นในช่อง Field Size ของข้อมูลชนิดข้อความ กำหนดไว้เป็น 255 ตัวอักษร Access จะจองพื้นที่เก็บข้อมูลไว้ 255 จึงทำให้เป็นการเปลืองพื้นที่ในการเก็บข้อมูล ดังนั้นจึงควรกำหนดให้ขนาดของฟิลด์เหมาะสมกับการป้อนข้อมูลด้วย

•                  Format

            ใช้ในการกำหนดรูปแบบของข้อมูล ซึ่งจะไม่มีผลกับข้อมูล และจะแตกต่างกันไปตามชนิดข้อมูล ทั้งข้อมูลชนิดข้อความ ตัวเลข หรือวันที่เวลา ในที่นี้จะขอยกตัวอย่างการกำหนดรูปแบบกับฟิลด์ข้อมูลที่เป็นชนิดข้อความ

•                  Decimal Place

            ใช้สำหรับกำหนดว่าจะให้แสดงจุดทศนิยมกี่ตำแหน่ง ซึ่งจะใช้ได้กับข้อมูลชนิด Numberและ Currency เท่านั้น

•                  Input Mask

            ใช้สำหรับกำหนดรูปแบบในการป้อนข้อมูล เพื่อความสะดวกรวดเร็วในการป้อนข้อมูล ซึ่งสามารถกำหนดโดยใช้เครื่องมือช่วย หรือจะกำหนดเองก็ได้ เช่น รูปแบบเบอร์โทรศัพท์ หมายเลขบัตรประชาชน เป็นต้น

•                  Caption

            ใช้กำหนดข้อความที่แสดงในส่วนหัวคอลัมน์ในมุมมองแผ่นตารางข้อมูล (Datasheet View) หรือเป็นชื่อที่ปรากฏในฟอร์ม หรือรายงาน

•                  Default Value

            ใช้สำหรับกำหนดค่าเริ่มต้นของข้อมูลในฟิลด์ ถ้ามีการเพิ่มเรคคอร์ดใหม่ลงไปในตาราง ผู้ใช้จะได้ไม่ต้องเสียเวลาป้อนข้อมูล ถ้าเป็นข้อมูลที่ตรงกับค่าเริ่มต้นนี้

•                  Validation Rule

            ใช้สำหรับกำหนดเงื่อนไขสำหรับการป้อนข้อมูล เช่น ในฟิลด์นี้จะต้องป้อนข้อมูลเพียง 2 ค่าคือ หญิงและชายเท่านั้น ถ้าป้อนนอกเหนือจากนี้แล้ว จะแสดงกรอบหน้าต่างเตือน และไม่สามารถป้อนข้อมูลนอกเหนือจากที่กำหนดนี้ได้

•                  Validation Text

            ใช้สำหรับแสดงข้อความแจ้งเตือน เมื่อป้อนผิดเงื่อนไขในช่อง Validation Rule ซึ่งสามารถป้อนข้อความแจ้งเตือนได้ไม่เกิน 255 ตัวอักษร

•                  Required

            ใช้สำหรับกำหนดคุณสมบัติว่าผู้ใช้จำเป็นจะต้องป้อนข้อมูลลงไปในฟิลด์ที่กำหนดนี้หรือไม่ถ้าเลือก Yes จะต้องป้อนข้อมูลลงไปในฟิลด์ แต่ถ้าเลือก No ไม่จำเป็นต้องป้อนข้อมูลก็ได้

ฐานข้อมูล

        ฐานข้อมูล คือ ฐานข้อมูลเป็นเครื่องมือสำหรับการเก็บรวบรวมและจัดระเบียบข้อมูล ฐานข้อมูลสามารถเก็บข้อมูลเกี่ยวกับบุคคล ผลิตภัณฑ์ ใบสั่งซื้อ หรือสิ่งอื่นใดก็ได้ ฐานข้อมูลจำนวนมากเริ่มมาจากรายการในโปรแกรมประมวลผลคำหรือโปรแกรมกระดาษคำนวณ เมื่อรายการมีขนาดใหญ่ขึ้น ความซ้ำซ้อนและความไม่สอดคล้องกันของข้อมูลจะเริ่มปรากฏขึ้น การดูข้อมูลในฟอร์มรายการเริ่มไม่เข้าใจ และมีข้อจำกัดในการค้นหาหรือดึงเซตย่อยของข้อมูลมาตรวจทาน เมื่อปัญหาดังกล่าวเกิดขึ้นแล้ว จึงเป็นการดีที่จะโอนถ่ายข้อมูลไปยังฐานข้อมูลที่สร้างขึ้นด้วยระบบการจัดการฐานข้อมูล (DBMS) เช่น Office Access 2007

โปรแกรมฐานข้อมูลที่นิยมใช้

     โปรแกรมฐานข้อมูล เป็นโปรแกรมหรือซอฟแวร์ที่ช่วยจัดการข้อมูลหรือรายการต่าง ๆ ที่อยู่ในฐานข้อมูล ไม่ว่าจะเป็นการจัดเก็บ การเรียกใช้ การปรับปรุงข้อมูล

     โปรแกรมฐานข้อมูล จะช่วยให้ผู้ใช้สามารถค้นหาข้อมูลได้อย่างรวดเร็ว ซึ่งโปรแกรมฐานข้อมมูลที่นิยมใช้มีอยู่ด้วยกันหลายตัว เช่น Access, FoxPro, Clipper, dBase, FoxBase, Oracle, SQLเป็นต้น โดยแต่ละโปรแกรมจะมีความสามารถต่างกัน บางโปรแกรมใช้ง่ายแต่จะจำกัดขอบเขตการใช้งาน บางโปรแกรมใช้งานยากกว่า แต่จะมีความสามารถในการทำงานมากกว่า

     โปรแกรม Access นับเป็นโปรแกรมที่นิยมใช้กันมากในขณะนี้ โดยเฉพาะในระบบฐานข้อมูลขนาดใหญ่ สามารถสร้างแบบฟอร์มที่ต้องการจะเรียกดูข้อมูลในฐานข้อมูล หลังจากบันทึกข้อมูลในฐานข้อมูลเรียบร้อยแล้ว จะสามารถค้นหาหรือเรียกดูข้อมูลจากเขตข้อมูลใดก็ได้ นอกจากนี้ Access ยังมีระบบรักษาความปลอดภัยของข้อมูล โดยการกำหนดรหัสผ่านเพื่อป้องกันความปลอดภัยของข้อมูลในระบบได้ด้วย

              โปรแกรม FoxPro เป็นโปรแกรมฐานข้อมูลที่มีผู้ใช้งานมากที่สุด เนื่องจากใช้ง่ายทั้งวิธีการเรียกจากเมนูของ FoxPro และประยุกต์โปรแกรมขึ้นใช้งาน โปรแกรมที่เขียนด้วย FoxPro จะสามารถใช้กลับ dBase คำสั่งและฟังก์ชั่นต่าง ๆ ใน dBase จะสามารถใช้งานบน FoxPro ได้ นอกจากนี้ใน FoxPro ยังมีเครื่องมือช่วยในการเขียนโปรแกรม เช่น การสร้างรายงาน

         โปรแกรม dBase เป็นโปรแกรมฐานข้อมูลชนิดหนึ่ง การใช้งานจะคล้ายกับโปรแกรมFoxPro ข้อมูลรายงานที่อยู่ในไฟล์บน dBase จะสามารถส่งไปประมวลผลในโปรแกรม Word Processor ได้ และแม้แต่ Excel ก็สามารถอ่านไฟล์ .DBF ที่สร้างขึ้นโดยโปรแกรม dBase ได้ด้วย

       โปรแกรม SQL เป็นโปรแกรมฐานข้อมูลที่มีโครงสร้างของภาษาที่เข้าใจง่าย ไม่ซับซ้อน มีประสิทธิภาพการทำงานสูง สามารถทำงานที่ซับซ้อนได้โดยใช้คำสั่งเพียงไม่กี่คำสั่ง โปรแกรมSQL จึงเหมาะที่จะใช้กับระบบฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ และเป็นภาษาหนึ่งที่มีผู้นิยมใช้กันมาก โดยทั่วไปโปรแกรมฐานข้อมูลของบริษัทต่าง ๆ ที่มีใช้อยู่ในปัจจุบัน เช่น Oracle, DB2 ก็มักจะมีคำสั่งSQL ที่ต่างจากมาตรฐานไปบ้างเพื่อให้เป็นจุดเด่นของแต่ละโปรแกรมไป